2.数据检索 如果Excel XP工作表中的数据字段很多时,查看一条或几条记录需要左右滚动屏幕,此时可以采用以下方法检索并查看:单击“数据”菜单下的“记录单”命令打开对话框(图2)。 再次单击其中的“条件”按钮。对话框中的字段就会变成空白等待输入,并且“条件”按钮变为“表单”按钮。在对话框的相应字段位置输入条件,如果在“序号”字段框内输入12回车,则序号为12的数据就会显示在对话框中。当然,你输入的检索条件可以使用>、<、>=、<=、<>逻辑符号。例如单击“条件”按钮后在“总分”框内输入“>170”,则表示检索总分大于170的记录,回车后第一条大于170的数据就会显示在对话框中。继续单击“上一条”或“下一条”按钮,可以查看检索出来的其他数据。 3.数据筛选 上面介绍的方法可以检索满足某一条件的记录,但是检索条件比较复杂时(如检索总分大于170和小于120的纪录),这种检索方法就无能为力了。此时可以使用Excel XP提供的自定义筛选功能,操作方法是:单击“数据”、“筛选”子菜单下的“自动筛选”命令,每个字段名的右侧会出现一个下拉按钮。根据你要筛选的字段单击下拉按钮,在下拉菜单中选择“自定义”命令打开对话框(图3)。 单击第一行左侧的下拉按钮,选择其中的“大于”,然后在其右边输入170;按相同方法在第二行中选择“小于”,并在右边输入120,选中两行中间的“或”后单击“确定”按钮,工作表会自动显示所有符合筛选条件的记录。筛选出来的记录可以执行复制等操作,如果你要清除筛选结果,只要将“数据”、“筛选”子菜单下的“自动筛选”前的选中标记去掉即可。 4.数据汇总 小计、合计是应用非常广泛的数据统计方式,Excel XP分类汇总是此类操作的高手。你只要将光标放在工作表的任一单元格中,单击“数据”菜单下的“分类汇总”命令打开对话框。如果要对某个班级的数学、语文成绩进行汇总,则应在“分类字段”中选中“班级”,在“汇总方式”中选择“求和”,在“选择汇总项”中选中“数学”和“语文”。如果选中“汇总结果显示在数据下放”,单击“确定”按钮后汇总结果会显示在工作表数据的下面,反之则会显示在工作表数据上方。如果你想清除工作表中的分类汇总结果,只要打开“分类汇总”对话框,单击其中的“全部删除”按钮就可以了。 5.数据透视表 数据透视表是Excel XP数据库功能的重要组成部分,它能够非常灵活的汇总数据。如果你要对一个学生成绩工作表进行统计,计算所有学生的数学成绩总分,采用数据透视表可以快速完成任务。 单击“数据”菜单下的“数据透视表和数据透视图”命令打开向导,首先选择数据源类型和创建的报表类型,完成后单击“下一步”按钮。这时要选择建立数据透视表的数据区域,你只要用鼠标在工作表中拖动即可将引用的数据区域放入对话框。接着选择数据透视表的位置,可以选择“新建工作表”或“现有工作表”。单击“完成”按钮,将“数据透视表字段列表”中的“数学”拖入工作表的指定位置,Excel XP会立刻计算出所有学生的数学成绩合计。 6.数据查找 数据筛选的对象是工作表中的某条记录,这里介绍的查找对象则是单元格中的数据,Excel XP可以执行的查找有以下几种类型: (1)普通查找 它利用编辑菜单中的查找命令查找特定的数据,操作方法如下:单击“编辑”菜单中的“查找”命令,打开“查找”对话框。在“查找内容”后输入要查找的内容,单击“查找下一个”按钮,光标就会停留在首先发现数据的单元格中。如果没有发现要查找的数据,Excel XP会弹出对话框告知用户。 (2)特殊查找 特殊查找可以找出包含相同内容(如文本)或格式的所有单元格,或者存在内容差异的单元格,其操作步骤如下:如果你要找出工作表中含有文本的所有单元格,请选中含有文本任意一个单元格,然后单击“编辑”菜单中的“定位”命令。再单击对话框中的“定位条件”按钮,选中“定位条件”对话框中的“常量”,再选中复选项中的“文本”。单击“确定”按钮后,所有符合条件的所有单元格就会选中。 如果你要找出数据行或列中与活动单元格不匹配的部分,可以打开“定位条件”对话框。如果需要找出特定行中与活动单元格不同的单元格,可以选择“行内容差异单元格”;若要找出列中与活动单元格不同的单元格,则应选中“列内容差异单元格”,单击“确定”按钮即可完成查找。 四、Excel XP网络集成 1.Web数据共享 Excel XP可以从网页中导入数据进行分析。你只须选择“数据”、“导入外部数据”子菜单下的“导入数据”,在“选取数据源”对话框中找到Web页,单击“打开”按钮就可以将其导入Excel。当你进行过一次数据导入后,用鼠标右键单击打开的网页,可以看到快捷菜单中增添了“导出到Microsoft Excel”命令。如果希望从远程数据源导入数据,则应使用“数据连接向导”,它可以从Microsoft SQL Server、开放式数据库连接(ODBC)以及联机分析处理(OLAP)等数据源中查找并导入数据。 此外,Excel XP可以直接粘贴Word XP表格,从而共享其中的数据,进一步扩大了两者协同工作的范围。 2.E-mail功能 Excel的“常用”工具栏带有一个“电子邮件”按钮。单击它可以在当前窗口显示一个邮件发送工具栏,其界面与Outlook Express很相似,你只要输入收件人的E-mail地址和主题等,就可以将文件以附件或正文的形式发送出去。作为正文发送时,只须填写对方的E-mail地址,并在“主题”栏内进行简单介绍,然后单击“发送该工作表”按钮(如果你选中了工作表中的部分区域,该按钮变成“发送所选区域”)即可。当其他用户收到邮件后,可以直接对正文进行编辑修改,处理完毕后用同样方法将文件发给你。单击“附加文件按钮”,可以打开“插入附件”对话框,像Outlook Express那样插入并发送附件。 3.网页保存和预览 Excel XP“文件”菜单下有一条“保存为Web页”命令,用户可以选择将工作簿或当前工作表保存为Web页(HTML、XML),还可以在工作表中添加交互功能。 Excel XP内建了网页浏览功能,如果你想将工作表发布到网上,只要单击“文件”菜单下的“Web页预览”命令,Excel XP就会自动调用IE打开工作表。 |